Descripción de la oferta
Responsibilities
Elaboration of Quotes and requests.
Follow ups.
Events confirmation: Contracts and pro-formas, deposits, payments.
Management of clients needs and special requests.
Events management control: releases, cancellations and payments.
BEO, PMS coordination.
In house event, Event coordination.
Check up, revision and opControl, invoice revision and payments.
Commissions.
Post event check up and control.
Pre/Post- Convention Meetings and organization.
Intermediation between providers & clients.
Site inspections and possible sales calls.
Gestión de sistemas (Delphi – Salesforce)
Consulta y verificación de disponibilidad de espacios mediante el sistema Delphi (códigos de disponibilidad y color).
Creación y gestión de solicitudes de eventos (Inquiries).
Creación y actualización de perfiles de clientes (Accounts).
Creación, modificación y seguimiento de bloques de eventos (Bookings), incluyendo cambios de estado y actualizaciones.
Elaboración y gestión de órdenes de servicio / Banquet Event Orders (BEOs).
Uso del sistema con permisos de visualización y edición según se determine.
Atención y soporte administrativo
Atención telefónica y canalización de llamadas del departamento.
Apoyo administrativo transversal a todas las áreas del departamento de Eventos.
Impresión y preparación de documentación operativa (menús, BEOs, listados, etc.).
Archivo y organización de documentación física y digital.
Elaboración y apoyo en la preparación de reportes internos.
Conocimiento del departamento y tipología de eventos
Aprendizaje sobre la definición, estructura y organización de eventos corporativos.
Aprendizaje sobre la definición, estructura y organización de eventos sociales.
Formación en producto y eventos
Formación sobre los distintos productos y espacios destinados a eventos.
Conocimiento básico del resto de los puntos de venta del hotel relacionados con eventos.
Soporte operativo en eventos
Apoyo en la preparación previa y montaje de eventos.
Participación activa y soporte durante la realización de eventos sociales.
Participación activa y soporte durante la realización de eventos corporativos.
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