Descripción de la oferta
Descripción de la oferta
Desde Grupo Planeta nos encontramos en la búsqueda de un/a Secretario/a de Rectorado para nuestra Universidad VIU, perteneciente a la división de Planeta Formación y Universidades. Cuya misión será la de asistir a la Rectora en su día a día, así como a los miembros de Rectorado.
¿Cuáles serían tus principales funciones?
Filtraje de llamadas y correspondencia.
Recepción de visitas de Rectorado.
Organización de Consejos (salas, documentación, catering, etc.).
Mantenimiento de agenda de contactos y BBDD.
Soporte en la gestión de la cuenta de correo electrónico de Dirección en ausencia por vacaciones, viaje, …
Acompañamiento Eventos Académicos | Representación.
Reserva salas: reserva de salas internas y externas para la realización de reuniones.
Caterings: contratación y preparación de servicios de catering para Rectorado (solicitud, preparación sala, revisión factura,…)
Organización de eventos externos: comunicaciones, búsqueda de espacios/proveedores, solicitud de presupuestos.
Mantenimiento de despacho y petición de materiales.
Preparación de Informes y presentaciones.
Gestión y custodia de contratos y convenios: recepción, envío, preparación para firma, archivo y subida a la plataforma digital Alfresco.
Gestión de firmas de Rectorado: recepción y preparación para firma de convenios, contratos y cualquier otro documento para la firma de la Rectora, así como su archivo y devolución posterior.
Gestión documental (libros, fotocopias, hojas de asistencia, certificados,…), revisión facturas, comunicaciones académicas.
Relaciones
Internas: Decanos/as y Vicerrectores. Resto de Departamentos de Negocio y Académicos. Responsables de Formación de RRHH Valencia y Barcelona.
Externas: Agencias de servicios catering. Agencia de Viajes. Proveedores externos.
Requisitos
Formación requerida: Profesional con formación en Secretariado. Muy valorable Licenciatura o similar. Nivel de inglés mínimo B1.
Experiencia profesional: Experiencia profesional superior a tres años en tareas similares, preferentemente en dependencia de una Dirección general o Rectorado – gestión académica.
Otras habilidades y conocimientos: Persona organizada y ordenada. Agilidad y eficiencia, persona discreta y de carácter afable. Flexibilidad horaria acorde al calendario y/o necesidades del negocio.
Si crees que es tu oportunidad laboral, ¡Te animamos a inscribirte y formar parte de nuestro equipo!
En Grupo Planeta ofrecemos igualdad de oportunidades. Nos comprometemos a tratar todas las candidaturas por igual en función de sus capacidades, logros y experiencia independientemente de su raza, nacionalidad, sexo, edad, discapacidad, orientación sexual, identidad de género o cualquier otra clasificación protegida por la ley.
#J-18808-Ljbffr
