Descripción de la oferta
Sobre la posición
Buscamos una persona organizada, resolutiva y con iniciativa para asumir la coordinación administrativa del grupo de compañías y prestar apoyo directo a Dirección. El puesto combina asistencia ejecutiva, control administrativo-financiero, apoyo comercial y gestión documental de subvenciones y propuestas.
La persona seleccionada será un punto de enlace entre Dirección, empleados, clientes, proveedores, bancos y asesores externos, con autonomía para organizar prioridades, anticipar necesidades y asegurar que los asuntos administrativos avancen en plazo.
Principales responsabilidades
Asistencia a Dirección y organización
Preparar reuniones, recopilar información, elaborar presentaciones y realizar el seguimiento de acuerdos y tareas pendientes.
Organizar y mantener actualizados archivos, bases de datos, calendarios, planes de trabajo y documentación corporativa, garantizando confidencialidad y trazabilidad.
Administración y coordinación financiera
Coordinar la actividad financiera de las empresas de grupo, incluyendo gestión de subvenciones, registro de facturas de proveedores, cobros, pagos y conciliación de incidencias administrativas.
Mantener el control operativo de tesorería y apoyar la preparación de previsiones de caja, presupuestos, informes de gestión y documentación para cierres contables.
Actuar como interlocutor habitual con bancos, asesoría contable, fiscal y laboral, aportando la información requerida y haciendo seguimiento de los plazos.
Gestionar pedidos de compra, documentación de proveedores y circuitos internos de aprobación.
Subvenciones y preparación de propuestas
Apoyar la identificación y el seguimiento de subvenciones, ayudas públicas y convocatorias nacionales y europeas relevantes para la compañía.
Coordinar la recopilación de documentación administrativa, económica y corporativa necesaria para solicitudes, justificaciones, auditorías y requerimientos de los organismos financiadores.
Preparar y revisar la parte administrativa de propuestas, ofertas y solicitudes de financiación en español e inglés, velando por su coherencia formal y presentación dentro de plazo.
Mantener calendarios de hitos, entregables, costes elegibles y documentación justificativa, coordinándose con los equipos técnicos y asesores externos.
Apoyo comercial y recursos humanos
Apoyar administrativamente la preparación de ofertas, pedidos, contratos y documentación para clientes, así como el seguimiento de facturas y cobros.
Coordinar la documentación administrativa de incorporaciones y bajas, vacaciones, ausencias, partes de horas, permisos y la información necesaria para nóminas y Seguridad Social.
Colaborar en proyectos transversales y asumir otras tareas administrativas propias de una empresa dinámica y en crecimiento.
Perfil que buscamos
Formación en Administración y Finanzas, Asistencia a Dirección, ADE, Economía o titulación equivalente.
Experiencia de 3 a 5 años en puestos de administración, office management, asistencia ejecutiva o coordinación administrativa.
Nivel alto de español e inglés, oral y escrito, con capacidad real para preparar y revisar documentación profesional en ambos idiomas.
Buen dominio de Microsoft Office, especialmente Excel, Word y PowerPoint; se valorará experiencia con ERP, CRM y herramientas de gestión documental.
Conocimiento práctico de los procedimientos administrativos y empresariales españoles.
Capacidad para trabajar con autonomía, ordenar prioridades, cumplir plazos y gestionar simultáneamente asuntos diversos con precisión.
Discreción, fiabilidad, atención al detalle, comunicación profesional y actitud práctica orientada a resolver problemas.
Se valorará especialmente
Experiencia en gestión administrativa de subvenciones, proyectos de I+D+i o programas financiados por organismos españoles o por la Unión Europea.
Experiencia en preparación y justificación de propuestas, licitaciones u ofertas en español e inglés.
Experiencia previa en empresas tecnológicas, industriales, de ingeniería o con actividad internacional.
Qué ofrecemos
Un puesto estable, con responsabilidad real y contacto directo con la Dirección.
Participación en proyectos tecnológicos e internacionales y exposición a distintas áreas del negocio.
Entorno de trabajo profesional, dinámico y con margen para proponer mejoras y desarrollar el puesto.
Condiciones económicas competitivas, acordes con la experiencia y el perfil de la persona seleccionada.
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