Descripción de la oferta
Overview
Beca de prácticas formativas orientada al aprendizaje de funciones de soporte administrativo operativo bajo la supervisión del Director Senior de Corporate Affairs en España. La persona realizará su formación a través de la gestión de agenda, tramitación de gastos, coordinación de reuniones y apoyo administrativo general. Constituye una oportunidad de aprendizaje en un entorno corporativo para un estudiante que cursa estudios en asistencia de dirección, secretariado o disciplinas equivalentes, con perfil organizado, atento al detalle y dominio de herramientas ofimáticas y de productividad basadas en inteligencia artificial.
Responsibilities
Gestionar y coordinar la agenda del Director, incluidas la programación de reuniones internas y externas, la optimización de la planificación de tiempos y la resolución de conflictos de calendario.
Tramitar notas de gastos, reservas de viajes y reembolsos conforme a las políticas y herramientas internas.
Preparar, dar formato y organizar documentos, presentaciones y materiales para reuniones, utilizando Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) y herramientas de productividad basadas en inteligencia artificial.
Mantener organizados los archivos del departamento, listas de contactos y repositorios compartidos, garantizando la accesibilidad, actualización y correcta archivación de la información.
Proporcionar soporte administrativo de primer nivel para visitas, eventos e interacciones con stakeholders externos gestionados por Corporate Affairs.
Coordinar la logística de reuniones internas y transversales lideradas por Corporate Affairs, incluyendo la preparación de agendas, actas y seguimiento de acciones.
Mantener interlocución con otros equipos administrativos de la afiliada (RRHH, Finanzas, Facilities) para asegurar la adecuada ejecución de los procesos del departamento.
Apoyar al Director en comunicaciones internas rutinarias, redactando correspondencia estándar y siguiendo asuntos pendientes.
Requirements
Estudiante activo de Grado, Formación Profesional o programa de posgrado en Asistencia de Dirección, Administración y Gestión, o disciplinas equivalentes, o estudiante de ciclo Formativo de Grado Superior en Administración y Finanzas o Asistencia a la Dirección.
Disponibilidad inmediata, horario orientativo de 9h a 17h.
Nivel avanzado (C1) de inglés, suficiente para gestionar correspondencia escrita básica y coordinación de reuniones con interlocutores internacionales.
Capacidad para firmar convenio de prácticas con el centro de estudios con una duración de 12 meses.
Solidas capacidades organizativas, atención al detalle y capacidad para gestionar prioridades múltiples en un entorno corporativo.
Disciplina organizativa y discreción en el manejo de información confidencial.
Excelente capacidad de gestión de agenda y planificación de tiempos.
Dominio avanzado de Microsoft Office y disposición para utilizar herramientas de productividad basadas en inteligencia artificial.
Buena comunicación oral y escrita en español; nivel funcional de inglés.
Buenas habilidades sociales para comunicarse y relacionarse en diferentes foros.
Mentalidad proactiva y orientada al servicio, con capacidad de anticipación.
Viatris es un empleador de igualdad de oportunidades.
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