Descripción de la oferta
En PACADAR buscamos incorporar en nuestras oficinas centrales en Madrid un/a Asistente de Dirección & Office Manager, para dar soporte a Dirección General y a diferentes áreas de la compañía, así como coordinar determinadas tareas vinculadas al funcionamiento diario de nuestras oficinas.
Buscamos una persona organizada, resolutiva y con capacidad para gestionar diferentes prioridades, que disfrute facilitando el día a día de los equipos y asegurando que las cosas sucedan.
¿Cuál será tu misión?
Dar soporte administrativo y organizativo a Dirección General y a otras Direcciones de la compañía, asegurando la correcta coordinación de agendas, reuniones, viajes, documentación y gestiones internas.
- Asistencia y soporte a Dirección
Dar soporte administrativo y organizativo al CEO y Direcciones de la Compañía.
Gestionar y coordinar agendas, reuniones, viajes, comunicaciones, escritos y documentación.
Organizar reuniones, Comités, Consejos y otros encuentros, coordinando convocatorias, salas, documentación y necesidades logísticas.
Gestionar y realizar seguimiento de documentación, comunicaciones y circuitos internos de información.
Atender y canalizar llamadas y comunicaciones dirigidas a Dirección.
Dar respuesta a otras necesidades administrativas y organizativas.
- Gestión de viajes, gastos y administración
Gestionar de forma integral los viajes del Grupo (nacionales e internacionales), en coordinación con la agencia de viajes.
Registrar y realizar seguimiento de viajes, costes y documentación asociada en el sistema interno de gestión.
Mantener actualizada la información y controles periódicos relativos a viajes y desplazamientos.
Revisar y tramitar facturas relacionadas con viajes, hoteles, burofax y otros servicios.
Preparar y realizar seguimiento de las liquidaciones mensuales de gastos de Dirección.
- Office Management y Servicios Generales
Coordinar las necesidades administrativas y operativas necesarias para el correcto funcionamiento de las oficinas y Servicios Generales del Grupo.
Gestionar telefonía, equipos informáticos y otros recursos, canalizando las solicitudes a través de las herramientas corporativas.
Coordinar salas, espacios, plazas de aparcamiento y otros recursos necesarios para reuniones y actividad de Dirección.
Gestionar incidencias y solicitudes internas relacionadas con el funcionamiento de la oficina.
Gestionar burofax, mensajería y otras comunicaciones certificadas requeridas por las distintas áreas.
Experiencia previa en posiciones de Asistente de Dirección, Executive Assistant, Office Manager o similares.
Buen nivel de organización y capacidad para trabajar con diferentes interlocutores y prioridades.
Autonomía, proactividad, asertividad, y capacidad de resolución.
Discreción y confidencialidad en el tratamiento de información.
Buen manejo de herramientas de Microsoft Office.
Capacidad de comunicación y orientación al servicio interno.
Valoraremos especialmente perfiles acostumbrados a trabajar en entornos dinámicos y con contacto habitual con diferentes áreas de una organización.
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