Descripción de la oferta
Job Title AdministrativaJob Description SummaryMisión del puesto: Prestar soporte administrativo y operativo a la Gerencia y al equipo del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión documental, facturación, comunicaciones, atención a operadores y proveedores, elaboración de informes y coordinación de las tareas administrativas necesarias para el adecuado funcionamiento del Centro.Objetivo del puesto: Garantizar un soporte administrativo eficiente y organizado a la Gerencia y a la operativa del Centro Comercial, asegurando la correcta gestión de la información, documentación, facturación, comunicaciones y relaciones administrativas con operadores, proveedores y demás interlocutores del Centro.Job Description1. Gestión administrativa generalGestión y actualización de la documentación administrativa del Centro.Registro, clasificación, archivo y custodia de documentación física y digital.Elaboración y mantenimiento de bases de datos y listados de seguimiento.Preparación de documentos, cartas, comunicaciones y presentaciones.Gestión y actualización de agendas, contactos y documentación de apoyo a Gerencia.Apoyo administrativo a los diferentes departamentos del Centro.2. Gestión de facturas y proveedoresRecepción y registro de facturas de proveedores.Comprobación de la documentación y correcta imputación de facturas.Preparación y distribución de facturas para su validación y firma.Seguimiento del circuito de aprobación y envío a Administración/Finanzas.Gestión y actualización de bases de datos de proveedores.Solicitud y seguimiento de presupuestos.Archivo y control de documentación relacionada con proveedores y servicios.3. Informes y control de informaciónElaboración de informes periódicos para la Gerencia.Recopilación y actualización de datos de actividad del Centro.Elaboración de informes de afluencia, ventas u otros indicadores, según las necesidades del Centro.Actualización diaria de hojas de cálculo y bases de datos.Preparación de informes de seguimiento de gastos, facturas y otros indicadores administrativos.Mantenimiento de controles internos y cuadros de seguimiento.4. Atención a operadores y proveedoresAtención y canalización de consultas de los operadores del Centro.Gestión de comunicaciones con proveedores y empresas de servicios.Seguimiento de solicitudes e incidencias administrativas.Coordinación de documentación y comunicaciones con los diferentes interlocutores.Apoyo en la organización de reuniones y visitas.5. Atención telefónica y presencialAtención y gestión de llamadas telefónicas.Recepción y atención de visitas.Identificación y canalización de consultas hacia el departamento correspondiente.Atención a operadores, clientes, proveedores y colaboradores del Centro.Gestión de la correspondencia y comunicaciones generales.6. Correspondencia y mensajeríaRecepción, clasificación y distribución de correspondencia.Preparación y envío de documentación.Gestión de servicios de mensajería y courier.Seguimiento de envíos cuando sea necesario.
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