Descripción de la oferta
Contexte et environnementTotalEnergies (GRP) dispone de 2,4 millones de contratos B2C, 30.000 contratos B2B y una central con dos grupos de ciclo combinado de gas, siendo el 5º proveedor de gas y energía en España. Asimismo, está desarrollando proyectos renovables en España con una capacidad de 3 GW y gestiona la actividad de Trading electricidad.ActivitésApoyo a Dirección:Coordinar la organización de comités y reuniones de direcciónGestión de agendas, optimizando la planificación de reuniones, compromisos y desplazamientosOrganizar y coordinar viajes profesionalesActuar como filtro y canal de las comunicaciones dirigidas a Dirección, priorizando adecuadamente la información.Recibir y atender visitas institucionales o corporativasGestionar tareas administrativas asociadas, tales como tramitación de gastos, pedidos, documentación y otras gestiones operativas vinculadas a la actividad directiva.Seguimiento y coordinación de servicios generalesVelar por el cumplimiento de las políticas y normas internasMantener un conocimiento actualizado de los servicios disponibles y su utilización por parte de los empleados.Controlar que los vehículos, instalaciones y edificios cumplen con los requisitos legales, especialmente en materia de Prevención de Riesgos Laborales (PRL).Gestionar y resolver incidencias relacionadas con los servicios generales, coordinando con proveedores y áreas internas implicadas.Organizar, controlar y asegurar la trazabilidad de la información y documentación vinculada a los servicios, manteniendo los registros actualizados.Gestión administrativa y soporte transversalAtención de llamadas y otras comunicaciones corporativas.Gestionar reserva de transportes y alojamiento para empleadosColaborar en la organización de eventos corporativos, conferencias y reuniones internasElaborar informes internos y documentación de soporte para la gestión del área.Escaneo, clasificación y registro de información a través de proveedor, para la incorporación en el sistema y archivo.Preparación y gestión de la documentación para el archivo físico.Coordinar gestiones vinculadas a la salud laboral, como la solicitud de citas para reconocimientos médicos o pruebas diagnósticas del personal de las oficinas de Madrid.Participación en proyectos y mejora continuaColaborar en proyectos y trabajos transversales, tanto dentro de su área como con otras áreas de la compañía.Contribuir a la mejora continua de procesos administrativos y de servicios generales, proponiendo iniciativas orientadas a la eficiencia operativa.Apoyar la implantación de nuevas herramientas, procedimientos o prácticas dentro de su ámbitoFormación Académica y/o Años de ExperienciaFormación secretariado u otra formación o experiencia adecuada para el desempeño de la posición.Inglés nivel alto (hablado y escrito).Francés nivel alto de francés.Experiencia realizando funciones similares a las descritas.Se valorará conocimientos de PRL (curso básico).Competencias Técnicas y ComportamentalesUsuario avanzado de OfimáticaPerfil operativoHabilidades de comunicaciónHabilidades de relaciónProactividadFlexibilidad y adaptaciónCapacidad resolutivaDisponibilidad para viajarGestión de Servicios GeneralesConocimientos SAP módulos Logístico y FinancieroGestión de agendasTrabajo en equipoTotalEnergies valorise la diversité, promeut le développement individuel et offre des opportunités d'emploi égales à tous les candidats.
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