Descripción de la oferta
Tendrás como principales funciones
Recepción y codificación de las facturas relativas al Office Management área
Seguimiento presupuestario de todas las partidas relativas al office.
Apoyo en la renegociación de los contratos de proveedores relacionados con las partidas de oficina. (Telefono, fotocopiadora…etc.)
Responsable del seguimiento presupuestario de las partidas de oficina. Solicitud de las facturas.
Responsable de la elaboración del informe de afluencias semanales / mensuales según se establezca.
Contacto y relación con la empresa de mantenimiento del sistema de conteo.
Responsable de recopilar la información relativa al informe de guardia, coordinación del equipo de todo el equipo y revisión.
Respuesta inmediata al cliente y con un máximo de 24 horas a cliente interno y externo.
Organización de citas.
Organización y reservas de viajes.
Organización de reuniones, asistir y tomar nota de la minuta, así como distribuirla entre los sujetos implicados.
Correcta aplicación de la LOPD, búsqueda y contratación de la empresa, seguimiento de la auditoria y futuras actualizaciones.
Control de guardias y vacaciones de todo el equipo. Actualizar los documentos que están en compartido con toda esta información.
Comunicaciones generales al equipo.
Tareas Administrativas
Supervisión de tareas administrativas por parte de recepción.
Control y responsabilidad de la Pettycash.
Trámites necesarios para la obtención de documentos de la Comunidad de propietarios.
Coordinación de peticiones de teléfonos, ordenadores, material informático en general para todo el equipo, reclamación y revisión de facturas de CBRE central.
Tener las salas en perfecto orden para presentaciones de monthly meeting o propiedad.
Catering de la oficina y coordinación de eventos.
Supervisión de la impresión de los Monthly meeting y preparación para la reunión mensual, envío de convocatorias y agenda.
Labor de apoyo al departamento de marketing en RSC: Responsable de las relaciones con las ONGs que solicitan espacios comunes. Responsabilidad Espacio solidario en el mall.
Apoyo en tareas administrativas de marketing.
Horario
Según se establezca en el procedimiento del departamento de Asset Services o se acuerde con el cliente encuestión. Flexibilidad horaria previamente consensuada con el manager.
Requisitos Mínimos
Capacidad de gestión y organización.
Proactividad.
Compromiso con los proyectos en los que se involucre.
Involucración con la compañía.
Nivel de inglés: Alto.
Estándares incluidos en la descripción del puesto
Puntualidad.
Dar un servicio cortés y profesional siempre.
Mantener buenas relaciones con los inquilinos del Centro Comercial, así como con los proveedores de servicios.
Entender y respetar las políticas y procedimientos de CBRE.
Estudios Mínimos
Formación Profesional / Administrativa
Declaración de igualdad y no discriminación
«CBRE está comprometido con la igualdad y no discriminación, por lo que, en coherencia, espera que, en el marco de las presentes relaciones, se respete tal compromiso y se evite cualquier conducta, expresión, referencia o decisión que pudiera lesionar la igualdad pretendida».
#J-18808-Ljbffr
